Salinan Akta Notaris:
Analisis Hukum dan Implikasi Pembuktian Dalam Praktik
I Made Pria Dharsana
Dalam lalu lintas bisnis, perjanjian sangat penting mengatur tentang hak dan kewajiban para pihak dalam perjanjian , sangsi dan pengakhiran perjanjian Dalam setiap perjanjian , mengandung Asas Kebebasan Berkontrak (Pasal 1338 KUH Perdata). Asas kebebasan berkontrak berkaitan dengan kebebasan: Kebebasan membuat perjanjian dengan siapapun. Kebebasan membuat perjanjian dalam bentuk apapun. Kebebasan membuat perjanjian apapun isinya.
Apabila para pihak menginginkan perjanjian dibuat dengan akta otentik maka harus dibuat dihadapan pejabat umum yaitu Notaris. Asli akta notaris, yang dibuat dalam bentuk yang ditentukan oleh Undang Undang, menjadi Minuta yang disimpan dalam protokol Notaris. Para pihak mendapatkan salinan akta, yang dikeluarkan berasal dari Minuta Akta. Salinan akta Notaris merupakan salah satu produk Notaris yang memiliki posisi strategis dalam praktik hukum perdata di Indonesia sebagaimana diatur dalam Pasal 15 ayat (2) UUJN nomor 2 Tahun 2014 perubahan atas UU Nomor 3 Tahun 2004 Tentang Jabatan Notaris. Salinan akta seringkali menjadi satu-satunya dokumen yang dipegang para pihak, sementara minuta akta tersimpan sebagai bagian dari protokol notaris. Kondisi ini menyebabkan salinan akta kerap diposisikan seolah-olah identik dengan akta autentik itu sendiri. Namun, secara yuridis, kedudukan salinan akta tidak dapat dilepaskan dari minuta sebagai sumber keaslian dan kebenaran formal. Persoalan menjadi serius ketika muncul beberapa salinan akta yang tidak sama dengan minuta , ada yang berbeda isinya dengan minuta, baik menyangkut identitas para pihak, luasan objek perjanjian, maupun substansi perjanjian. Di sinilah relevansi analisis hukum mengenai salinan akta, tanggung jawab notaris, serta implikasi pembuktiannya menjadi penting.
Secara normatif, Pasal 1868 Kitab Undang-Undang Hukum Perdata menegaskan bahwa akta autentik adalah akta yang dibuat dalam bentuk yang ditentukan undang-undang oleh atau di hadapan pejabat umum yang berwenang untuk itu. Dalam konteks kenotariatan, Undang-Undang Jabatan Notaris menempatkan notaris sebagai pejabat umum yang berwenang membuat akta autentik, menyimpan minuta, dan mengeluarkan grosse, salinan, maupun kutipan akta. Minuta akta merupakan naskah asli yang ditandatangani para pihak, saksi, dan notaris, serta disimpan sebagai protokol. Salinan akta, sebagaimana dikenal dalam praktik, adalah salinan kata demi kata dari minuta yang pada bagian bawahnya diberi frasa “diberikan sebagai salinan yang sama bunyinya”. Dengan konstruksi demikian, salinan tidak berdiri sendiri, melainkan sepenuhnya bergantung pada minuta.
Pandangan ini ditegaskan secara konsisten oleh Herlien Budiono. Dalam bukunya Demikian Akta Ini (Alumni, Bandung, 2009), Herlien menyatakan bahwa salinan akta merupakan pengeluaran dari minuta dan tidak memiliki kekuatan hukum mandiri. Keabsahan dan kekuatan pembuktian salinan sepenuhnya ditentukan oleh kesesuaiannya dengan minuta. Oleh karena itu, apabila terjadi pertentangan antara minuta dan salinan, maka minuta harus dipandang sebagai satu-satunya sumber kebenaran formal. Salinan yang menyimpang dari minuta, menurut Herlien, kehilangan sifat otentiknya dan tidak lagi memenuhi unsur Pasal 1868 KUHPerdata, sehingga dalam pembuktian hanya dapat diperlakukan sebagai akta di bawah tangan atau bahkan dikesampingkan sama sekali apabila perbedaannya menyentuh substansi perjanjian.
Sejalan dengan itu, Laksamana dari Fakultas Hukum Universitas Indonesia, dalam bahan ajar Hukum Notariat Program Magister Kenotariatan FH UI yang digunakan sekitar tahun 2012–2017, menegaskan bahwa salinan akta bersifat derivatif dan tidak menciptakan hubungan hukum baru. Salinan hanya merepresentasikan kehendak para pihak sebagaimana telah dituangkan dalam minuta. Menurut Laksamana, setiap penyimpangan antara salinan dan minuta bukan hanya menurunkan kualitas pembuktian salinan, tetapi juga membuka ruang tanggung jawab jabatan notaris.
Dalam perspektif asas kepribadian perjanjian sebagaimana Pasal 1315 jo. 1340 KUHPerdata, Bahwa asas yang tercantum dalam Pasal 1315 KUHPerdata dan Pasal 1340 KUHPerdata harus difahami sebagai sesuatu yang sangat penting dalam hukum perjanjian, karena dalam kebebasan berkontrak mengandung pengakuan atas hak setiap orang untuk membuat hukum bagi dirinya sendiri. Dengan jalan membuat perjanjian, para pihak secara sah dapat melahirkan hak dan kewajiban bagi dirinya sendiri. ini yang mesti disadari oleh para pihak yang membuat perjanjian agar memahami bahwa ada tanggung jawab hukum atas apa yang diperjanjikan.
Bagaimana Janji bagi kepentingan pihak ketiga (derden-beding) .R Subekti, SH, mengatakan perjanjian adalah suatu peristiwa di mana seorang berjanji kepada seorang lain atau di mana dua orang saling berjanji untuk melaksanakan suatu hal. Sedangkan dalam ketentuan Pasal 1313 Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUH Perdata) disebutkan bahwa : Persetujuan adalah suatu perbuatan di mana satu orang atau lebih mengikatkan dirinya terhadap satu orang lain atau lebih.
Janji bagi Kepentingan Pihak Ketiga. Ketentuan Pasal 1315 KUH Perdata menyebutkan bahwa : Pada umumnya tak seorang dapat mengikatkan diri atas nama sendiri atau meminta ditetapkannya suatu janji dari pada untuk dirinya sendiri. Ketentuan dalam Pasal 1315 KUH Perdata tersebut mengandung suatu asas yang disebut asas kepribadian suatu perjanjian. Mengikatkan diri maksudnya ditujukan pada memikul kewajiban-kewajiban atau menyanggupi melakukan sesuatu, sedangkan minta ditetapkannya suatu janji, berarti ditujukan pada memperoleh hak-hak atas sesuatu atau dapat menuntut sesuatu.
Sudah sepatutnya, perikatan hukum yang dilahirkan oleh suatu perjanjian, hanya mengikat orang-orang yang mengadakan perjanjian tersebut dan tidak mengikat orang-orang lain. Suatu perjanjian hanya meletakkan hak-hak dan kewajiban-kewajiban antara para pihak yang membuatnya. Orang-orang lain yang merupakan pihak ketiga, tidak mempunyai sangkut paut dengan perjanjian tersebut.
Jika ada perjanjian yang memberikan manfaat kepada pihak ketiga apapkah dengan syarat akan berlaku setelah yang bersangkutan meninggal dunia, apakah perlu dicantumkan nama calon pewaris atau secara otomatis berlaku karena peristiwa hukum, bukan perbuatan hukum (lihat Pasal 1317 dan Pasal 1318 KUHPer).
Dalam praktik, persoalan salinan misalnya dalam perjanjian sewa-menyewa tanah, khususnya ketika objek sewa belum bersertipikat dan masih berupa pipil, petok, girik, atau hanya tercantum dalam SPPT PBB. Secara hukum perdata, perjanjian sewa-menyewa atas tanah dengan status demikian tetap dimungkinkan sepanjang objeknya dapat diidentifikasi secara jelas dan para pihak sepakat. Namun, notaris wajib mencantumkan status tanah tersebut secara jujur dan terang dalam minuta. Permasalahan timbul ketika di kemudian hari terbit sertipikat atas tanah tersebut, lalu muncul salinan akta yang mencantumkan luasan atau identitas objek sebagaimana tercantum dalam sertipikat, padahal minuta aslinya berbeda.
Dalam perspektif hukum kenotariatan, tindakan demikian tidak dapat dibenarkan karena salinan harus identik dengan minuta. Terbitnya sertipikat tidak memberi kewenangan kepada notaris untuk mengubah atau menyesuaikan isi salinan secara sepihak. Akibat hukum dari adanya dua salinan dengan isi berbeda, atau salinan yang berbeda dari minuta, sangat signifikan. Pertama, dari sisi keotentikan, salinan tersebut kehilangan kualitasnya sebagai akta autentik. Kedua, dari sisi pembuktian, hakim wajib menelusuri minuta sebagai sumber asli. Ketiga, dari sisi pertanggungjawaban, kesalahan tersebut melekat pada jabatan notaris, bukan pada para pihak. Herlien Budiono secara tegas menyatakan bahwa kesalahan dalam salinan merupakan kesalahan jabatan notaris dan tidak boleh dibebankan kepada para pihak yang beritikad baik.
Dalam konteks hukum pembuktian dan pidana, pandangan Chairul Huda memberikan kerangka analitis yang penting. Dalam karyanya Dari Tiada Pidana Tanpa Kesalahan (Kencana, 2006) Chairul Huda menegaskan bahwa nilai suatu alat bukti ditentukan oleh keaslian sumber dan kebenaran formalnya. Apabila terdapat dua dokumen yang mengklaim otentik tetapi berbeda substansi, hal tersebut menunjukkan adanya masalah pada rantai keaslian (chain of authenticity). Dalam kondisi demikian, hakim tidak boleh serta-merta mempercayai salah satu, melainkan harus menelusuri sumber aslinya. Dalam konteks akta notaris, sumber tersebut adalah minuta.
Chairul Huda juga menekankan bahwa perbedaan salinan tidak serta-merta menimbulkan pertanggungjawaban pidana bagi notaris, kecuali dapat dibuktikan adanya unsur kesengajaan atau kesalahan berat. Kelalaian administratif pada prinsipnya berada dalam ranah tanggung jawab administratif dan perdata.
Terkait mekanisme perubahan atau perbaikan akta, Undang-Undang Jabatan Notaris mengatur secara limitatif bahwa perubahan terhadap minuta hanya dapat dilakukan melalui tata cara tertentu, antara lain dengan pencoretan yang diparaf atau pembuatan akta pembetulan yang diketahui dan disetujui para pihak. Notaris tidak dibenarkan melakukan perubahan isi akta, baik dalam minuta maupun salinan, tanpa sepengetahuan dan persetujuan para pihak.
Apabila terdapat kesalahan identitas atau data dalam salinan yang tidak sesuai dengan minuta atau identitas sebenarnya, kesalahan tersebut tetap berada dalam lingkup tanggung jawab notaris sebagai pejabat umum.
Dari sudut pandang asas kepribadian perjanjian, perjanjian pada prinsipnya hanya mengikat para pihak yang membuatnya. Namun, dalam hal perjanjian sewa-menyewa, kematian salah satu pihak tidak serta-merta menghapus perjanjian. Hak dan kewajiban beralih kepada ahli waris sepanjang tidak diperjanjikan sebaliknya dan perjanjian tersebut tidak bersifat sangat pribadi.
Berdasarkan uraian tersebut, dapat disimpulkan bahwa salinan akta notaris memiliki kedudukan penting tetapi bersifat terbatas dan bersyarat. Kekuatan hukumnya sepenuhnya bergantung pada kesesuaiannya dengan minuta. Pandangan Herlien Budiono menegaskan supremasi minuta sebagai sumber kebenaran formal, Laksamana menempatkan persoalan salinan dalam kerangka tanggung jawab jabatan notaris dan asas kepribadian perjanjian, sementara Chairul Huda memberikan perspektif pembuktian dan pertanggungjawaban pidana yang proporsional.
Pandangan doktrinal tersebut sejalan dengan arah yurisprudensi Mahkamah Agung Republik Indonesia. Dalam berbagai putusannya, Mahkamah Agung secara konsisten menempatkan minuta akta sebagai sumber utama keotentikan. Salah satu rujukan yang sering dikutip dalam praktik peradilan adalah Putusan Mahkamah Agung RI Nomor 702 K/Sip/1973 yang pada pokoknya menegaskan bahwa apabila terjadi pertentangan antara akta atau turunannya, maka hakim wajib menilai keaslian dan sumber akta tersebut, serta mengesampingkan alat bukti yang tidak dapat dibuktikan kesesuaiannya dengan naskah asli. Prinsip ini kemudian berkembang dalam praktik kenotariatan bahwa minuta akta merupakan satu-satunya naskah autentik yang menjadi dasar penilaian kebenaran formal.
Dalam Putusan Mahkamah Agung RI Nomor 3641 K/Pdt/2001, Mahkamah Agung menegaskan bahwa akta autentik memperoleh kekuatan pembuktian sempurna sepanjang dibuat sesuai dengan ketentuan undang-undang dan tidak terbukti adanya cacat formil. Apabila terdapat keraguan terhadap keotentikan atau kesesuaian isi akta, maka hakim berwenang menilai ulang alat bukti tersebut dan bahkan menurunkan nilainya menjadi akta di bawah tangan. Putusan ini sering dijadikan dasar argumentasi bahwa salinan akta yang tidak identik dengan minuta tidak lagi dapat diperlakukan sebagai akta autentik.
Selanjutnya, dalam Putusan Mahkamah Agung RI Nomor 1099 K/Pdt/2010, Mahkamah Agung menegaskan bahwa kesalahan administratif pejabat umum tidak boleh serta-merta dibebankan kepada para pihak yang beritikad baik. Dalam konteks kenotariatan, putusan ini memperkuat pandangan bahwa apabila terjadi perbedaan antara minuta dan salinan yang disebabkan oleh kelalaian notaris, maka akibat hukum tersebut tidak dapat dibebankan kepada para pihak, melainkan menjadi bagian dari tanggung jawab jabatan notaris.
Yurisprudensi tersebut memperlihatkan benang merah yang konsisten, yaitu perlindungan terhadap kepastian hukum dan kebenaran formal akta autentik. Hakim tidak boleh berhenti pada salinan akta semata, melainkan wajib menelusuri minuta sebagai sumber utama. Salinan yang menyimpang tidak hanya kehilangan kekuatan pembuktian sempurna, tetapi juga berpotensi menimbulkan tanggung jawab administratif dan perdata bagi notaris.
Dalam konteks kenotariatan secara lebih spesifik, Mahkamah Agung juga telah memberikan arah yang relevan melalui Putusan Mahkamah Agung RI Nomor 487 K/Pdt/2012, yang pada pokoknya menegaskan bahwa notaris bertanggung jawab atas kebenaran formal akta, sedangkan kebenaran materiil mengenai hubungan hukum, objek, dan fakta-fakta yang dinyatakan dalam akta merupakan tanggung jawab para pihak yang menghadap. Putusan ini sering dijadikan rujukan bahwa notaris tidak dapat serta-merta dimintai pertanggungjawaban apabila terbukti para pihak dengan itikad tidak baik memberikan keterangan atau data yang tidak benar pada saat pembuatan akta.
Sejalan dengan itu, dalam Putusan Mahkamah Agung RI Nomor 1234 K/Pdt/2014 (dalam perkara perdata terkait akta notaris), Mahkamah Agung menyatakan bahwa akta notaris tidak kehilangan keotentikannya hanya karena kemudian hari terbukti salah satu pihak memberikan keterangan palsu, sepanjang notaris telah menjalankan kewajiban formilnya sesuai undang-undang. Dalam kondisi demikian, akibat hukum dari keterangan palsu tersebut menjadi tanggung jawab pihak yang beritikad tidak baik, dan bukan dibebankan kepada notaris maupun pihak lain yang beritikad baik.
Yurisprudensi tersebut penting dikaitkan dengan praktik perjanjian sewa-menyewa, khususnya ketika objek sewa masih berupa tanah yang belum bersertipikat. Dalam beberapa perkara sewa tanah, Mahkamah Agung menilai bahwa sengketa yang timbul akibat ketidakbenaran keterangan mengenai luas, batas, atau status objek sewa merupakan persoalan hubungan hukum para pihak, bukan semata-mata persoalan keabsahan akta notaris. Notaris, meskipun memiliki kewajiban untuk melakukan pemeriksaan formal, pada praktiknya sangat bergantung pada keterangan dan dokumen yang disampaikan para pihak.
Dalam kerangka ini, tidak dapat diabaikan adanya kemungkinan manipulasi fakta oleh pihak yang beritikad tidak baik, seperti dengan sengaja memberikan data palsu, menutupi fakta material, atau merekayasa keadaan sehingga isi akta tidak mencerminkan kesepakatan atau keadaan yang sebenarnya. Dalam situasi ekstrem, perbuatan tersebut bahkan dapat mengarah pada pembuatan akta palsu secara keseluruhan, yang masuk dalam ranah tindak pidana pemalsuan. Namun demikian, tanggung jawab pidana tersebut melekat pada pelaku yang melakukan rekayasa atau memberikan keterangan palsu, bukan pada notaris sepanjang tidak terbukti adanya kesengajaan atau keterlibatan aktif.
Meski demikian, yurisprudensi juga membuka ruang pertanggungjawaban notaris apabila ditemukan fakta bahwa kesalahan dalam akta berkaitan dengan objek yang sama, dibuat oleh notaris yang sama, dan terjadi secara berulang. Dalam kondisi demikian, hakim dapat menilai apakah terdapat unsur kelalaian serius atau bahkan kesengajaan dalam menjalankan jabatan. Apabila terbukti notaris lalai atau ceroboh dalam memastikan kesesuaian minuta dan salinan, atau secara sadar membiarkan terjadinya perbedaan substansi, maka tanggung jawab administratif, perdata, bahkan pidana dapat dipertimbangkan. Dengan demikian, keseimbangan antara tanggung jawab notaris dan itikad baik para pihak menjadi kunci dalam menilai sengketa yang bersumber dari akta notaris, khususnya akta sewa-menyewa.
