Protokol Notaris dan Potensi Kriminalisasi

(Jakarta – Notarynews) Bicara soal Protokol Notaris tentunya bagi seorang Notaris bukan hal asing, terlebih bagi para rekan yang sudah purna tugas atau werda Notaris (sebutan bagi Notaris yang sudah pensiun).

Pengertian Protokol Notaris sebagaimana ketentuan dalam Pasal 1 angka 13 Undang-undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris adalah kumpulan dokumen yang merupakan arsip negara yang harus disimpan dan dipelihara oleh Notaris. Selanjutnya, pengelolaan protokol Notaris harus berpedoman pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Demikian disampaikan oleh Rinus Pantouw, SH, MKn, Notaris – PPAT dalam webinar nasional pada (18/11) yang mengangkat tema besar “Protokol Notaris Dan Potensi Notaris” yang dipandu oleh Elisabeth Putri Hapsari, SH, MKn

Protokol Notaris, menurut Rinus memiliki peran penting dalam membantu Notaris dalam pelaksanaan tugas jabatannya, dan sebagaimana dijelaskan pada Pasal 62 UUJN, Notaris harus memperhatikan beberapa hal antara lain: minuta Akta, buku daftar akta atau repertorium, buku daftar akta di bawah tangan yang penandatanganannya dilakukan di hadapan Notaris atau akta di bawah tangan yang didaftar, buku daftar nama penghadap atau klapper; buku daftar protes, buku daftar wasiat; dan terakhir buku daftar lain yang harus disimpan oleh Notaris berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Selain itu, lanjut Notaris – PPAT Sidoardjo, Jawa Timur ini, dalam UUJN juga diatur bahwa jika Notaris meninggal dunia pada saat menjalankan cuti, tugas jabatan Notaris dijalankan oleh Notaris Pengganti sebagai Pejabat Sementara Notaris paling lama 30 hari terhitung sejak tanggal Notaris meninggal dunia sebagaimana ketentuan Pasal 35 ayat (3) UUJN.

Pejabat Sementara Notaris wajib menyerahkan Protokol Notaris dari Notaris yang meninggal dunia kepada MPD paling lama 60 hari terhitung sejak tanggal Notaris meninggal dunia sebagaimana ketentuan Pasal 35 ayat (4).

“Yang menjadi persoalannya, adalah manakala protokol Notaris tersebut hilang pada saat Notaris masih hidup sehingga Notaris tersebut tidak dapat melakukan kewajibannya menyimpan protokol Notaris. Padahal menyimpan minuta akta adalah merupakan kewajiban Notaris sebagaimana ketentuan Pasal 16 ayat (1) huruf b UUJN yang menentukan bahwa membuat Akta dalam bentuk Minuta Akta dan menyimpannya sebagai bagian dari Protokol Notaris,” ujar Rinus.

“Berdasarkan ketentuan sebagai disebutkan diatas, Notaris berkewajiban secara langsung terhadap protokol Notaris. Namun pada kenyataannya yang terjadi di masyarakat saat ini adalah tidak seluruhnya Notaris tersebut bisa memahami prosedur penyerahan protokol Notaris dan mau melaksanakan kewajibannya menyerahkan protokol Notaris kepada Notaris yang telah ditunjuk oleh Majelis Pengawas Daerah. Lebih-lebih alasannya bukan hanya tidak tahu prosedurnya tetapi justru protokol notaris tersebut hilang,” ungkapnya.

Hal ini lanjut Rinus Pantouw menyebabkan kesimpang siuran masyarakat yang membutuhkan protokol yang seharusnya bisa disimpan dan diserahkan kepada Notaris yang ditunjuk oleh Majelis Pengawas Daerah. Secara tidak langsung dapat berakibat fatal bahkan dapat menimbulkan kerugian material yang sangat besar terhadap masyarakat yang akan atau masih membutuhkan akta yang terdapat didalam protokol Notaris.

Akibatnya, lanjut Rinous, bisa muncul kriminalisasi terhadap Notaris. Kriminalisasi dimaksud Notaris PPAT Sidoardjo ini adalah tindakan menjadikan sesuatu sebagai tindak atau menjadikannya melanggar hukum.

“Artinya apa, disana proses penetapan perbuatan seseorang ini sebagai perbuatan yang dapat dipidana. Selanjutnya, proses ini diakhiri dengan terbentuknya undang-undang di mana perbuatan itu diancam dengan suatu sanksi yang berupa pidana,” terang Rinus.

Menurut pendapat Rinus diakhir paparannya, bahwa kriminalisasi ini hanya bisa dilakukan oleh oknum aparat penegak hukum. Jadi, pesannya kepada rekan Notaris  agar dalam pelaksanaan tugas apapun seorang Notaris harus menjalankan jabatannya sesuai dengan Undang-undang Jabatan Notaris dan peraturan-peraturan lainnya yang terkait dengan tugas dan pelaksanaan Jabatan Notaris. (Pramono)