(Jakarta, Notarynews) Bendahara Umum PP INI, De. Erni Kencanawati, SH, SpN mengungkapkan bahwa hingga saat ini organisasi masih menghadapi kendala besar berupa belum tersedianya basis data anggota yang lengkap. Menurutnya, kondisi tersebut terjadi karena data keanggotaan dari kepengurusan sebelumnya belum pernah diserahkan secara utuh kepada PP INI, meskipun telah ada putusan pengadilan yang semestinya menjadi dasar penyerahan data tersebut.
“Kami sebenarnya tidak memiliki database anggota secara lengkap. Seandainya data itu diserahkan, proses migrasi ke sistem baru tentu tidak akan sesulit sekarang,” ujarnya saat di wawancarai Notarynews di Kantor Sekretariat PP INI pada (27/7) lalu.
Ia juga menilai masih banyak anggota yang belum memahami pentingnya persoalan tersebut. Akibatnya, kesadaran untuk melakukan registrasi ulang dan pemutakhiran data masih tergolong rendah.
Dari sekitar 26.000 notaris, hingga saat ini yang terdaftar secara nasional, baru sekitar 9.000 anggota yang telah melakukan pembaruan data pada sistem informasi PP INI. Karena itu, PP INI kembali mengimbau seluruh anggota agar segera melakukan registrasi dan pemutakhiran data melalui laman resmi organisasi.
Menurut Erni, proses pemutakhiran memang tidak dapat dilakukan secara instan karena setiap data harus melalui tahapan verifikasi yang ketat untuk memastikan keabsahan identitas anggota.
“Kami mohon anggota bersabar. Setiap data yang masuk diverifikasi satu per satu. Tujuannya agar tidak terjadi penyalahgunaan identitas maupun pemalsuan data,” katanya.
Ia mengungkapkan bahwa dalam praktiknya pernah ditemukan penggunaan identitas yang tidak sah, bahkan dalam proses administrasi maupun ujian profesi. Karena itu, sistem verifikasi berlapis diterapkan untuk memastikan setiap akun benar-benar dimiliki oleh notaris yang bersangkutan.
Menjadi Syarat Berbagai Layanan Organisasi
Bendahara Umum PP INI juga menegaskan bahwa pemutakhiran data bukan lagi sekadar imbauan, melainkan kewajiban seluruh anggota. Ke depan, berbagai layanan organisasi akan menggunakan basis data tersebut, mulai dari pendaftaran kegiatan organisasi, perpindahan wilayah jabatan, perpanjangan masa jabatan notaris, hingga pelayanan administrasi lainnya. Anggota yang belum memperbarui data berpotensi mengalami kendala ketika mengakses layanan tersebut.
Menurut dia, rendahnya tingkat pembaruan data dipengaruhi berbagai faktor, mulai dari kurangnya kesadaran, kesibukan, hingga keterbatasan penguasaan teknologi, terutama di kalangan notaris senior. Namun demikian, cepat atau lambat setiap anggota akan membutuhkan data tersebut ketika mengurus kepentingan administrasi profesinya.
Menjelang Kongres XXV, PP INI juga berharap tingkat partisipasi anggota, khususnya dari Jawa Tengah sebagai daerah penyelenggara, dapat meningkat melalui percepatan pemutakhiran data.
Sistem Digital Disiapkan Lebih Aman
Notaris PPAT Kota Bandung ini juga menjelaskan bahwa seluruh proses administrasi kini diarahkan menggunakan sistem digital yang terintegrasi. Karena itu, validasi data menjadi aspek yang sangat penting.
Sebagai contoh, Ketua Umum PP INI memberikan kebijakan bahwa Anggota Luar Biasa (ALB) yang dapat membuktikan telah membayar kewajiban keanggotaan pada kepengurusan sebelumnya tidak akan dikenakan pembayaran ulang. Namun, bukti pembayaran tersebut tetap harus diverifikasi secara ketat.
Dalam proses verifikasi ditemukan pula berbagai kasus penggunaan bukti pembayaran milik pihak lain maupun ketidaksesuaian data, sehingga tim teknologi informasi harus melakukan pemeriksaan secara menyeluruh sebelum memberikan persetujuan.
Erni menegaskan bahwa PP INI akan terus menyempurnakan sistem digital organisasi agar data anggota semakin akurat, aman, serta dapat diintegrasikan dengan berbagai layanan organisasi maupun kebutuhan administrasi profesi di masa mendatang.
Menjawab pertanyaan mengenai batas waktu pemutakhiran data, PP INI menyatakan bahwa ketentuan tersebut akan segera diumumkan secara resmi setelah memperoleh keputusan dari Ketua Umum. Meski demikian, seluruh anggota diimbau untuk tidak menunda proses registrasi dan segera melakukan pembaruan data agar tidak mengalami kendala dalam mengakses berbagai layanan organisasi maupun mengikuti agenda Kongres XXV. (Pramono)
