PERAN NOTARIS SEBAGAI PEJABAT UMUM DALAM PELAYANAN APOSTILLE
Oleh :
Dr I Made Pria Dharsana, SH, M. Hum
I. Latar Belakang
Perkembangan hubungan antar subjek di lintas batas negara termasuk hubungan hukum keperdataan yang berdasarkan keperluan legalisasi dokumen-dokumen yang bersifat publik. Pada praktiknya, dokumen publik tersebut apabila berasal dari luar negeri maka harus dilegalisasi terlebih dahulu agar dapat digunakan di wilayah hukum negara-negara bersangkutan. Legalisasi dalam hal ini Warga Negara Asing (WNA) yang berada diluar negeri memerlukan dokumen surat kuasa yang diberikan kepada pengacaranya yang dimana harus dibubuhkan tanda tangan dari Notaris setempat. Konvensi Apostille mengganti pengurusanyang lumayan memakan waktu tersebut dengan satu sertifikat saja dan dikeluarkan oleh otoritas kompeten yang ditunjuk di negara tempat dokumen publik akan dieksekusi.
Melalui Konvensi Apostille ini, perihal legalisasi “dokumen publik” mencakup hal-hal berikut yaitu dokumen administrasi, akta Notaris atau sertifikat resmi yang dilampirkan pada dokumen yang ditandatangani oleh orang dalam kapasitas pribadi, seperti sertifikat resmi yang mengkonfirmasi pendaftaran dokumen atau fakta bahwa dokumen itu ada pada tanggal tertentu , dan autentikasi tanda tangan resmi dan Notaris. Konvensi Apostille diaksesi melalui Peraturan Presiden Nomor 2 tahun 2021 mengenai Pengesahan Convention Abolishing The Requirement of Legalization for Foreign Public Documents (“Perpres No. 2/2021”) pada 5 Januari 2021. Sebanyak 120 negara sejak 18 Januari 2021 menjadi contracting practices.
Konvensi Apostille merupakan satu-satunya formalitas yang diperlukan dalam proses legalisasi terhadap dokumen publik dan sangat menyederhanakan rantai proses legalisasi terhadap dokumen publik. Selain itu, Apostille juga menjadi satu-satunya formalitas yang dipersyaratkan untuk mengesahkan keaslian tanda tangan, kapasitas penandatangan dan identitas segel atau cap yang dibubuhkan, dengan menambahkan sertifikat yang dikenal sebagai ‘Sertifikat Apostille’. Sertifikat Apostille ini diterbitkan otoritas berkompeten atas permohonan dari orang yang menandatangani dokumen tersebut atau pembawanya.
Adapun tujuan dari konvensi ini ialah agar dapat menghapuskan syarat-syarat legalisasi diplomatik atau konsuler yang berasal dari dokumen-dokumen luar negeri yang bersifat dokumen publik. Indonesia telah menjadi negara anggota Konvensi Apostille setelah meratifikasi Convention Abolishing The Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents (atau disebut juga Konvensi Apostille).
Melalui Peraturan Presiden No. 2 Tahun 2021 pada 5 Januari 2021 diharapkan bisa memudahkan masyarakat untuk bisa memenuhi persyaratan legalisasi 66 jenis dokumen publik yang menjadi standar dalam pengajuan visa dan pendaftaran pernikahan, maupun persyaratan pendidikan dan pelatihan di luar negeri seperti ijazah, transkip nilai serta dokumen publik lainnya. Kemudahan satu langkah penerbitan Sertifikat Apostille dapat langsung digunakan di 121 Negara Pihak Konvensi Apostille dan dapat mendukung lalu lintas dokumen publik antarnegara menjadi lebih cepat. Penyederhanaan proses legalisasi dokumen publik agar dapat memangkas prosedur legalisasi dokumen yang berkaitan dengan kegiatan investasi yang selama ini dianggap rumit dan panjang, serta memerlukan biaya yang tidak sedikit.
Ada lima keterbatasan dari Apostille antara lain :
1) Apostille hanya mengontentifikasi the origin of the underlying public document dan implikasinya dari Apostille yang bersifat terbatas dimana Apostille hanya mengautentifikasi the origin of public document(atau bisa disebut hanya dapat mengautentifikasi dokument yang asli)
2) Apostille tidak menjamin isi dari underlying public document, yang artinya tidak berhubungan dengan isi dari konten underlying public document meskipun biasanya dokumentersebut adalah benar dan cocok, Apostilletidak menyentuh lebih jauh apa isi dari dokumen tersebut dan atau menambahkanany legal significance to, the legaleffect that the signature and / or seal would produce without an Apostille
3) Apostille tidak menjamin bahwa semua syarat dari domestic law atau tidak menjamin dokumen publik tersebut telah dilaksanakan berdasarkan semua ketentuan hukum domestiknya.
4) Apostille tidak mempengaruhi penerima, diterimanya atau nilai pembuktian dari dokumen publik tersebut. Konvensi Apostille tidak dipengaruhi kewenangan dari negara yang dituju untuk menentukan penerima, diterimanya dan nilai pembuktian dari dokumen publik asing.
5) Apostille tidak membatasi jangka waktu berlakunya dokumen tersebut. Konvensi Apostille tidak mencantumkan limitasi waktu untuk berlakunya efek dari Apostille tersebut.
Dokumen publik diartikan sebagai dokumen yang dikeluarkan oleh instansi atau pejabat yang mempunyai hubungan dengan pengadilan dan badan-badan peradilan suatu negara. Namun, pemerintah Indonesia mengecualikan dokumen yang dikeluarkan oleh jaksa Indonesia (kejaksaan) yaitu dari kategori “dokumen publik”. Peraturan Presiden tidak menentukan hal ini. Ruang lingkup dari Konvensi Apostille 1961 ini diatur dalam Pasal 1 konvensi. Pasal 1 Konvensi Apostille 1961 mengatur bahwa konvensi ini berlaku bagi dokumen yang merupakan dokumen publik yang dibuat dalam wilayah salah satu negara peserta dan akan digunakan dalam wilayah negara peserta lainnya.
Dokumen-dokumen administratif itu berupa, (akta akta kelahiran, akta nikah, kematian dan dokumen dokumen perizinan), akta-akta Notaris. Terakhir adalah sertifikat resmi yang ditempatkan pada dokumen yang ditandatangani oleh orang-orang dalam kapasitas pribadi mereka atau mencatat pendaftaran dokumen atau mencatat keberadaan dokumen tersebut pada tanggal tertentu, termasuk autentikasi tanda tangan oleh pejabat dan Notaris Sementara itu dokumen publik yang menjadi ruang lingkup untuk dilegalisasi, terdapat beberapa dokumen dalam konvensi ini tidak berlaku, antara lain ialah:
a) Dokumen-dokumen yang dilaksanakan oleh perwakilan diplomatik dan konsuler;
b) Dokumen dokumen administratif yang terkait langsung dengan operasional perdagangan atau bea cukai.
Pada praktiknya dengan adanya proses percepatan legalisasi untuk dokumen publik yang digunakan di luar negeri serta telah diaksesi oleh pemerintah Indonesia melalui Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia serta Kementerian Luar Negeri yang meluncurkan program legalisasi online atau elektronik. Proses legalisasi tersebut diperkirakan dapat mempersingkat waktu manual yang biasanya membutuhkan waktu selama tig hari menjadi hanya tiga jam saja. Konvensi Apostille di Indonesia dan tanggung jawab Notaris dalam proses legalisasi dokumen. Proses legalisasi yang lebih sederhana dengan waktu dan biaya yang tidak begitu banyak, diatur secara komprehensif dalam The Hague Convention Abolishing the Requirement for Legalisation for Foreign Public Documents 1961 (Apostille Convention).
II. Peran Notaris Sebagai Pejabat Umum Dalam Pelayanan Apostille
Notaris adalah pejabat umum yang berwenang dalam membuat akta dan kewenangan lainnya. Tugas dan pekerjaan dari seorang Notaris tidak hanya membuat akta autentik, akan tetapi juga melakukan pendaftaran dan mengesahkan akta-akta yang dibuat dibawah tangan yaitu upaya legalisasi dan waarmerking. Notaris berperan penting dalam apostille untuk memastikan dokumen yang akan dilegalilasasi memenuhi persyaratan hukum. Notaris juga membantu dalam pengajuan dokumen ke otoritas yang berwenang.
Notaris berperan dalam Konvensi Apostille yang telah diaksesi oleh Indonesia sebagai pejabat umum yang melegalisasi setiap akta yang dilegalisasi oleh para pihak. Peran Notaris dalam melegalisasi akta bawah tangan yang akan digunakan untuk keperluan legalisasi dokumen publik. Notaris mengesahkan dokumen publik agar dokumen tersebut dapat digunakan, setelah itu dikirim ke negara yang dituju. Adapun dasar hukum pelaksanaan legalisasi dokumen yang berasal dari luar negeri dan dokumen yang digunakan di luar negeri beberapa diantaranya ialah: Staatsblad 1909 Nomor 291 tentang Legalisasi Tanda Tangan dan Konvensi Den Haag Tahun 1961 (Convention Abolishing The Requirement Of Legalization For Foreign Public Documents) dan Peraturan Presiden Nomor 2 Tahun 2021 Tentang Peraturan Presiden Nomor 2 Tahun 2021 Tentang Pengesahan Convention Abolishing The Requirement Of Lecalisation For Foreign Public Documents Konvensi Penghapusan Persyaratan Legalisasi Terhadap Dokumen Publik Asing, Peraturan Menteri Hukum Dan Hak Asasi Manusia Nomor 1 Tahun 2017 tentang Cara Permohonan Legalisasi Dokumen Pada Kementerian Hukum Dan Hak Asasi Manusia; dan Putusan Mahkamah Agung RI Tanggal 18 September 1986 Nomor: 3038K/PDT/1981.
Peran Notaris dalam apostille anatara lain memverifikasi identitas penandatangan, menyaksikan tanda atangan, membubuhkan stempel Notaris, memberikan spesimen tanda tangan dan capnya Kemenkumham RI untuk verifikasi, membantu proses legalisasi yaitu pendaftaran ke system AHU, memberikan nasihat hukum yang diperlukan dan membantu dalam pengajuan dokumen keotoritas yang berwenang. Pelaksanaan apostille dalam dunia Notaris adalah sebuah langkah ataupun solusi untuk mempercepat proses legalisasi dokeumen antara negara. tujuannya adalah untuk memberikan kemudahan (WNI) yang ingin melakukan perbuatan hukum privat di luar negeri. Pemerintah melihat sisi formalitas bahwa legalitas dokumen publik yang akan digunakan di luar negeri menjadi lebih efesien dan cepat dengan adanya apotille.
Apostille umumnya memiliki nilai postif karena seretifikasi iini mempermudah proses legalisasi dokumen antara negara. beberapa kelebihan dari system apostille adalah :
a) Sederhana dan cepa: Apostille menyederhanakan proses verifikasi dokumen dibandingkan dengan proses legalisasi yang lebih panjang dan rumit
b) Diakui secara internasional: dokumen yang telah mendapatkan apostille diakui disemua negara peserta Konvensi Den Haag 1961, sehingga memudahkan kepengurusan berbagai keperluan internasional seperti pendidikan, pernikahan dan pekerjaan.
c) Mengurangi birokrasi: menghilangkan kebutuhan akan legalisasi tambahan oleh kedutaan atau konsulat, sehingga menghemat waktu dan biaya.
Dalam pelaksanaannya terdapat juga beberapa tantangan dan kritik terhadap apostille antara lain :
1) Tidak Universal: Sistem ini hanya berlaku di negara-negara yang menandatangani Konvensi Den Haag 1961. Bagi negara yang tidak menjadi anggota, proses legalisasi masih harus melalui jalur tradisional yang lebih kompleks. Sehingga dalam melakukan apostille harus teliti melihat tujuan dari negara yang akan menjadi tujuan dokumen tersebut. Dalam hal ini notaris juga dapat memberikan penjelasan kepada klien mengenai bagaimana dan di mana dokumen tersebut dapat digunakan, serta memberikan saran mengenai legalisasi lebih lanjut jika diperlukan untuk negara yang tidak tergabung dalam Konvensi Den Haag.
2) Biaya: Meskipun mengurangi birokrasi, biaya untuk mendapatkan apostille bisa berbeda-beda dan kadang cukup mahal tergantung pada negara asal dokumen.
3) Kepatuhan dan Verifikasi: Ada risiko penyalahgunaan atau pemalsuan, sehingga otoritas di negara tujuan tetap perlu memastikan keaslian dokumen dan apostille.
Peranan notaris dalam hal ini adalah melegalisasi akta bawah tangan yang akan di Apostille-kan. Notaris dalam hal ini sebagai pihak pejabat umum yang berhak mengeluarkan dokumen tersebut yang kemudian akan diajukan legalisasi Apostille kepada Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia. Permohonan Apostille dapat dilakukan oleh pihak yang berhak atas dokumen tersebut atau notaris sebagai kuasa dari pihak pemilik dokumen. Permohonan Apostille diajukan secara elektronik kepada Menteri melalui Direktur Jenderal dengan mengisi formulir permohonan pada laman resmi Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum.
Berdasarkan pasal 3 ayat (3) Peraturan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Nomor 6 Tahun 2022 permohonan Apostille yang akan dilakukan pemohon atau Notaris harus memuat:
a) identitas Pemohon;
b) identitas penerima kuasa, jika permohonan diajukan melalui kuasa;
c) negara tujuan di mana Dokumen tersebut akan digunakan;
d) jenis Dokumen yang akan dimohonkan Apostille;
e) nama dan nomor Dokumen serta nama pemilik yang tertera pada Dokumen yang akan dimohonkan Apostille;
f) nama Pejabat yang menandatangani Dokumen; dan
g) nama instansi yang menerbitkan Dokumen.
Pihak pemohon Apostille menurut Pasal pasal 3 ayat 4 Peraturan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Nomor 6 Tahun 2022 ini harus mencantumkan :
1) kartu identitas Pemohon;
2) kartu identitas kuasa dan surat kuasa, jika permohonan dikuasakan; dan
3) Dokumen yang akan dimohonkan Apostille
Setelah proses permohonan, selanjutnya adalah proses verifikasi yang dilakukan oleh pihak Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia, proses ini memakan waktu 3 hari kerja untuk verifikasi dan 7 hari kerja untuk pengembalian. Hasil dari verifikasi permohonan berupa 2 jawaban yaitu permohonan ditolak atau permohonan diterima. Beberapa alasan dokumen permohonan dari Notaris ditolak:
a) Surat kuasa tidak bermaterai
b) Identitas pemberi kuasa dan penerima kuasa tidak cocok
c) Indikasi penggunaan ulang materai/pemalsuan tanda tangan pada surat kuasa
d) Ketidakcocokan nama pada dokumen yang dimohonkan dengan nama pemohon/pemberi kuasa
e) Ketidakcocokan jabatan dan instasi penerbit dokumen yang dimohonkan
f) Hasil pindai dokumen buruk
Tangungjawab Notaris dalam legalisasi hanya sebatas tanggungjawab formil bukan secara materiil, apabila terdapat kesalahan dalam akta yang dibuatnya Notaris dapat dimintakan pertanggungjawaban pidana dan perdata. Seorang notaris mempunyai tanggung jawab secara keperdatann, hal ini timbul dari suatu kesalahan atau kelalaian seorang notaris sebagaimana dituangkan dalam pasal 1365-1367 KUH Perdata.. Ketelitian dalam menyusun dan memverifikasi dokumen menjadi penting agar tidak menimbulkan masalah hukum di masa mendatang. Dalam menjalankan jabatannya termasuk dalam melakukan legalisasi apostille seorang notaris dituntut melakukan perbuatan akta dengan baik dan benar. Artinya akta yang dibuat itu memenuhi kehendak hukum dan permintaan pihak-pihak yang berkepentingan karena jabatannya. Pertanggungjawaban notaris iala kebenaran akta dibawah tangan yang dilakukan legalisasi oleh notaris untuk kepastian tanda tangan artinya memastikan bahwa pihak yang melakukan tanda tangan itu memang pihak dalam perjanjian, bukan orang lain.
Perbedaan Proses Legalisasi Konvensional dan Apostille
Proses legalisasi dokumen publik sebelum Konvensi Apostille tentunya melalui sebuah alur proses meliputi :
1) Dokumen publik yang diproses di negara asal. Dokumen tersebut dilakukan Autentifikasi pertama (autentifikasi pertama dilakukan oleh institusi yang berhak mengeluarkan dokumen tersebut, contoh catatan sipil) atau autentifikasi pertama berupa legalisasi/otentifikasi dari Notaris
2) Autentifikasi kedua, dilakukan oleh Kementerian Hukum dan HAM
3) Auntentifikasi ketiga, dilakukan oleh Kementerian Luar Negeri
4) Autentifikasi keempat, dilakukan oleh Konsulat Negara Asal
5) Auntetifkasi kelima, Kementerian Luar Negeri dari Negara Tujuan
6) Dokumen Publik, telah dapat digunakan di Negara Tujuan
Dasar Hukum : Keputusan Mahkamah Agung Republik Indonesia Nomor 3038K/Pdt/1981 Tanggal 18 September tahun 1986, Peraturan Menteri Luar Negeri No. 09/A/KP/XII/2006/01,
Biaya : Biaya relative lebih mahal karena disetiap instansi yang melakukan verifikasi memerlukan biaya
Proses Legalisasi Dokumen Publik sebelum Konvensi Apostille melalui alur proses :
1) Autentifikasi tunggal oleh Otoritas Kompeten (Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia)
2) Verifikasi Apostille menggunakan register tersimpan oleh Competent Authority di Negara Asal
3) Dokumen siap digunakan di negara tujuan
Dasar Hukum
1) Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2021 tentang Penegesan Convention Public Documents (Konvensi Penghapusan Persyaratan Legalisasi terhadap Dokumen Publik Asing)
2) Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor Tahun 2022 tentang Layanan Legalisasi Apostille pada Dokumen Publik
Biaya : Rp. 150.000,00 (seratus lima puluh ribu rupiah) per-dokumen, berdasarkan Pasal 1 ayat (2) Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 101/PMK/2022 tentang Jenis dan Tarif Penerimaan Negara Bukan Pajak Kebutuhan Mendesak Atas Layanan Legalisasi Apostille Pada Dokumen Publik Yang Berlaku pada Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Perbedaan pelaksanaan legalisasi dokumen asing terlihat jelas setelah adanya konvensi Apostille dengan sebelum adanya konvensi Apostille.
Salah satu perbedaan legalisasi apostille dan legalisasi konvensional adalah Proses legalisasi notaris secara apostile berbentuk sertifkat, sedangkan konvensional terdapat stample tiap negara. Indonesia sebagai salah satu negara yang mengaksesi konvensi Apostille tentunya mendapat berbagai mamfaat terkait kemudahan dibidang legalisasi dokumen publik asing.
Pelaksanaan Apostille yang memberi banyak mamfaat tidak menutup timbulnya suatu masalah, beberapa kelebihan dan kelemahan ditemukan dari pelaksaan legalisasi sebelum dan setelah adanya Apostille, yaitu:
a) Legalisasi Dokumen Publik sebelum Konvensi Apostille
1) Kelebihan :
Menurut penulis sendiri, karena proses legalisasi sebelum Apostille ini melalui beberapa tahapan autentifikasi, maka dokumen yang akan di legalisasi juga mengalami beberapa pemeriksaan, sehingga apabila terdapat cacat formil dalam dokumen dapat segera diketahui dan legalisasi dokumen tersebut dapat dibatalkan.
2) Kelemahan: Proses lebih lama dan menyita waktu karena beberapa tahap autentifikasi di beberapa instansi, biaya lebih mahal
b) Legalisasi Dokumen Publik setelah Konvensi Apostille
1) Kelebihan : Proses lebih cepat karena memangkas proses birokrasi yang berbelit-belit, biaya lebih murah
2) Kelemahan:
Pelaksaaan legalisasi melalui Apostille berporos pada institusi yang berwenang dan telah ditunjuk negara dalam melaksanaan Apostille, dalam hal ini institusi di Negara Indonesia adalah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia. Dalam prakteknya ditemui beberapa kekurangan:
1). Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia dalam menjalakan tugasnya ntuk melakukan auntetifikasi dokumen publik tidak menjamin kebenaran materiil Terhadap isi dokumen tersebut, Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia hanya menjami kebenaran Formil dari dokumen tersebut.
2). Pelaksaan legalisasi dokumen publik dengan Apostille lebih rentan untuk terjadinya suatu konflik hukum karena dokumen tersebut hanya di autetifikasi di satu pintu yaitu Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia, sedangkan Kementerian tersebut tidak menjamin kebenaran secara Materiil terkait isi dokumen tersebut. Apostille memberikan kemudahan namun dalam prakteknya terdapat sisi yang diperlukan untuk mewujudkan kebenaran materiilnya maka harus ada verifikasi baru e registry belum e-apostille.
Kesimpulannya:
Peranan Notaris dalam hal ini adalah melegalisasi akta bawah tangan yang akan di Apostillekan. Notaris dalam hal ini sebagai pihak pejabat umum yang berhak mengeluarkan dokumen tersebut yang kemudian akan diajukan legalisasi Apostille kepada Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
Permohonan Apostille dapat dilakukan oleh pihak yang berhak atas dokumen tersebut atau notaris sebagai kuasa dari pihak pemilik dokumen. The Hague Conference on Private International Law (HCCH) sebagai melting pot Apostille harus mengatur aturan yang jelas mengenai batasan dokumen disetiap negara, The Hague Conference on Private International Law (HCCH) sebagai melting pot Apostille harus mengatur aturan yang jelas mengenai aturan.
